Como conduzir uma Daily Standup de maneira produtiva

O que é uma Daily Standup

A Daily Standup é uma técnica adotada - em sua grande maioria - por equipes de desenvolvimento de TI e, nos dias atuais, por outros seguimentos que buscam seguir os princípios ágeis. Este encontro breve tem o propósito de atualizar todos os membros da equipe sobre o progresso de suas tarefas, identificar bloqueios e definir focos de trabalho para o dia. É um momento crucial para garantir que todos estejam alinhados e comprometidos com os objetivos da equipe e do projeto.

Na Exsign, valorizamos a Daily Standup como uma ferramenta essencial para uma comunicação eficaz e a gestão ágil do projeto. Entendemos que essas reuniões diárias são mais do que um simples check-in; elas são uma oportunidade para fortalecer a equipe e fomentar um ambiente de trabalho colaborativo.

Como realizar uma Daily produtiva

Para que uma Daily Standup seja verdadeiramente produtiva, é fundamental adotar uma abordagem centrada na entrega e progresso das tarefas, em vez de focar em relatórios individuais dos funcionários. Na Exsign, orientamos nossas equipes a discutir os tickets ou tarefas que estão em andamento, destacando os obstáculos que impedem o avanço e buscando soluções colaborativas. Este enfoque ajuda a manter a reunião direcionada e garante que o tempo seja utilizado de maneira eficiente.

Além disso, é importante que todos os membros da equipe estejam preparados para a Daily, trazendo atualizações concisas e relevantes. Encorajamos a prática de listar pontos de discussão antes da reunião para otimizar o tempo e garantir que todos os tópicos essenciais sejam abordados. Esta preparação prévia é crucial para evitar desvios do foco e garantir que a reunião permaneça produtiva e dentro do tempo estipulado.

Evite uma reunião longa e exaustiva

Dailies longas e improdutivas podem drenar a energia da equipe e comprometer a eficiência do dia de trabalho. Para evitar que isso aconteça, é essencial estabelecer e respeitar um limite de tempo para a reunião. Na Exsign, adotamos a regra dos 15 minutos para garantir que as Dailies sejam rápidas e objetivas. Isso incentiva os membros da equipe a serem diretos e focados em suas atualizações.

Quando surgem tópicos que requerem discussões mais detalhadas, recomendamos agendar reuniões separadas com os envolvidos específicos. Isso permite que a Daily mantenha seu propósito de alinhamento rápido sem se tornar sobrecarregada com detalhes técnicos ou debates prolongados. Estabelecer esse limite ajuda a preservar a natureza ágil da reunião e respeita o tempo de todos os membros da equipe.

Mensure que a reunião está sendo produtiva para sua equipe

Avaliar a produtividade de uma Daily Standup é crucial para assegurar que ela continue sendo um exercício valioso para a equipe, e não algo que os membros veem como dispensável ou até mesmo inútil. Para tal, consideramos alguns indicadores chave para medir a eficácia dessas reuniões:

• Todas atualizações foram claras e endereçaram os respectivos impedimentos de suas tarefas, sem adentrar em detalhes que fogem ao escopo da reunião.
• Todos os membros da equipe tiveram a oportunidade de dar suas atualizações e solicitarem por auxílio em caso de impedimento.
• A adesão ao tempo estipulado foi cumprida, mantendo a reunião dentro dos 15 minutos - ou o tempo estipulado pelo seu time.
• A nível de planejamento, semana ou em qualquer timeframe que a equipe trabalhe, todos saem da reunião cientes se iremos ou não alcançar os objetivos planeados no começo do trabalho.

Se você ou qualquer membro da sua equipe sentir que a reunião não está sendo produtiva, fale com seu gestor e leve este tópico para reunião de retrospectiva.

E como lidar com decisões tomadas em uma Daily?

Durante as Daily Standups, seu time poderá tomar decisões que irão acarretar em consequências ao projeto. Como por exemplo, identificar um ponto de atraso no meio da semana, ou uma meta que não será atingida pela equipe. Esses comunicados são de extrema importãncia e, consequentemente, levam os gestores a escolherem alternativas para contorná-las.

Independente da decisão tomada, o ideal é que você tenha todas estas documentadas e expostas, para que toda sua equipe, e até mesmo os stakeholders externos, tenham acesso as decisões tomadas e possam mensurar os seus impactos. A falta de comunicação e quebra de expectativa entre equipes é um dos maiores causadores de atrito dentro das empresas.

Conclusão

Conduzir uma Daily Standup eficaz é essencial para o sucesso de equipes que seguem metodologias ágeis. Estas reuniões, quando bem executadas, servem não apenas para atualizar o status do projeto, mas também para fortalecer o espírito de equipe e fomentar um ambiente colaborativo. Na Exsign, temos orgulho de implementar práticas que maximizam a produtividade e eficácia dessas reuniões diárias, garantindo que nossa equipe esteja sempre alinhada e pronta para enfrentar os desafios do dia com confiança e eficiência. Adotando essas estratégias, sua equipe pode transformar a Daily Standup em uma ferramenta poderosa para a gestão ágil e o sucesso do projeto.